Dijital Arşivleme Hizmeti

Fiziksel Belgelerden Dijitale Güvenli ve Hızlı Geçiş

Fiziksel belgelerin profesyonel cihazlarla taranarak dijital arşive aktarılması

Dijital Arşivleme Hizmeti Nedir?

Dijital arşivleme hizmeti, fiziksel ortamlarda bulunan belge ve evrakların profesyonel tarayıcılarla dijitalleştirilerek elektronik ortama aktarılması, sınıflandırılması ve güvenli biçimde saklanması sürecidir. Bu sistem sayesinde belgelere ihtiyaç duyulduğunda saniyeler içinde erişim sağlanabilir.

Yer kaplayan, zaman kaybettiren ve güvenlik riski barındıran geleneksel arşivler yerine dijital arşiv sistemleri; erişim kolaylığı, operasyonel verimlilik ve veri güvenliği sağlar. Özellikle Docsimum Doküman Yönetim Sistemi (DYS) gibi gelişmiş yazılımlar sayesinde, dijitalleştirilen belgeler kullanıcı yetkilerine göre kontrol edilir, izlenir ve uzun vadede korunur. Fiziksel arşivlere kıyasla çok daha güçlü bir kontrol ve güvenlik altyapısı sunar.

Dijital Arşivlemenin

Temel Unsurları

Siz de firmamızın deneyiminden faydalanarak dijital arşivlemenin sunduğu avantajlar ile iş süreçlerinize hız kazandırın.

Belge Dijitalleştirme

Fiziksel dokümanlar, yüksek çözünürlüklü profesyonel tarayıcılarla eksiksiz şekilde taranarak dijital arşiv sistemine entegre edilir.

Metadata İle Etiketleme

Her doküman, türüne özel belirlenmiş metadata bilgileriyle birlikte kaydedilerek Doküman Yönetim Yazılımı’na entegre edilir.

Koruma ve Erişim

Dokümanlar, bulut ya da yerel sunucularda güvenli bir şekilde saklanır; gelişmiş yetkilendirme sistemi sayesinde yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilir.

Dijital Arşivleme Hizmeti

Hemen bizimle iletişime geçin, dijital arşivleme hizmetlerimizle ilgili tüm sorularınızı memnuniyetle yanıtlayalım.

İleişime Geçin →

Dijital Arşivlemenin Sunduğu Avantajlar

1. Yer Tasarrufu Sağlar
Fiziksel arşivlerde klasör, dolap ve özel alanlara ihtiyaç duyulurken, dijital arşivleme tüm belgeleri elektronik ortamda saklayarak ofis alanını daha verimli kullanmanızı sağlar.

2. Operasyonel Maliyetleri Azaltır
Baskı, kırtasiye, fotokopi ve depolama gibi masraflar ortadan kalkar. Uzun vadede personel ve bakım maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlanır.

3. Belgelere Hızlı Erişim
Anahtar kelime, tarih veya belge türüne göre saniyeler içinde arama yapılabilir. Zaman kaybı önlenir, iş süreçleri hızlanır.

4. Güvenli Saklama ve Yetkilendirme
Belgeler şifrelenmiş dijital ortamda tutulur. Kimlerin hangi belgelere erişeceği detaylı şekilde tanımlanabilir, tüm işlemler kayıt altına alınır.

5. Fiziksel Riskleri Ortadan Kaldırır
Yangın, su baskını, kaybolma veya yıpranma gibi fiziksel tehditler dijital ortamda ortadan kalkar.

6. Uzaktan ve Çoklu Erişim İmkanı
Yetkili kullanıcılar, internet bağlantısıyla her yerden belgelerine ulaşabilir. Bu özellik, uzaktan çalışan ekipler ve çok lokasyonlu firmalar için büyük avantaj sağlar.

7. Gelişmiş Arama ve Filtreleme
OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisiyle belgelerin içeriğinde bile arama yapılabilir. Metadata ile detaylı filtreleme mümkündür.

8. Sürüm Takibi ve Belge Geçmişi
Belgelerin önceki sürümleri saklanır, değişiklik geçmişi izlenebilir. Bu sayede belge yönetimi daha şeffaf ve kontrollü hale gelir.

9. Kolay Denetim ve Raporlama
Yasal denetim veya iç kontrol süreçlerinde gerekli belgeler anında sunulabilir. Sistem üzerinden kapsamlı raporlar alınabilir.

10. Çevre Dostu ve Sürdürülebilir
Kâğıt tüketimi azalır, çevresel etki minimuma indirilir. Dijitalleşme, kurumunuzun sürdürülebilirlik hedeflerine katkı sağlar.

Kağıtsız Ofise Geçin

Dijital Arşivleme ile Maliyetlerinizi Düşürün
Fiziksel depolama, baskı ve kırtasiye masraflarını ortadan kaldıran dijital arşivleme, uzun vadede işletmelere ciddi maliyet avantajı sağlar.

Güvenli Doküman Yönetimi
Yetkilendirme, şifreleme ve erişim kayıtlarıyla belgelerinize sadece izin verilen kişiler erişebilir; tüm veriler güvenli bir şekilde korunur.

Hızlı ve Kolay Erişim
İhtiyacınız olan belgelere saniyeler içinde ulaşmanızı sağlayan gelişmiş arama ve filtreleme özellikleriyle zaman kaybını önler, verimliliği artırırsınız.

Dijitalleştirdiğimiz Doküman Türleri

📄 Resmi ve İdari Belgeler

Faturalar, sözleşmeler, irsaliyeler, teklif ve sipariş formları gibi günlük iş süreçlerinin temel belgeleri dijitalleştirilerek sistemli biçimde arşivlenir. OCR desteği sayesinde içerik araması yapılabilir, erişim hızı artar.

👥 İnsan Kaynakları Belgeleri

Personel dosyaları, CV’ler, bordrolar, izin ve puantaj formları gibi İK süreçlerinde sıkça kullanılan belgeler dijital ortama aktarılır. Böylece hem güvenli saklama hem de kolay erişim sağlanır.

🏢 Kurumsal Belgeler

Yönetim kurulu kararları, iç yazışmalar, genel kurul tutanakları ve raporlar gibi resmi dokümanlar dijitalleşerek kurumsal hafızaya katkı sağlar ve denetime hazır bir yapı sunar.

🗃️ Arşivlik Evraklar

Noter belgeleri, resmi defterler ve geçmiş yıllara ait evraklar dijitalleştirilerek fiziksel alan tasarrufu sağlanır, yıpranma ve kaybolma riski ortadan kaldırılır.

🏥 Sağlık ve Eğitim Belgeleri

Hasta kayıtları, tetkik sonuçları, reçeteler; öğrenci transkriptleri, diplomalar ve kayıt belgeleri dijital ortama aktarılarak hem veri güvenliği artırılır hem de süreçler hızlandırılır.

⚖️ Hukuki Belgeler

Dava dosyaları, vekaletnameler, icra belgeleri ve mahkeme kararları gibi hassas içerikler dijitalleştirilip sadece yetkilendirilmiş kişilerce erişilebilir hale getirilir.

🏗️ Teknik ve Proje Dokümanları

Proje çizimleri, teknik raporlar, şemalar ve mühendislik belgeleri dijital formatta saklanarak sürüm takibi, ekip içi paylaşım ve uzun vadeli koruma kolaylaşır.

📷 Görsel ve İşitsel Materyaller

Fotoğraflar, diapozitifler, video ve ses kayıtları yüksek çözünürlükte taranarak dijitalleştirilir. Metadata ile etiketlenerek kolayca bulunabilir ve uzun süreli korunur.

Dijital Arşivleme Süreçleri

Doküman Toplama
Dijitalleştirilecek dokümanlar departmanlardan toplanır

Dijitalleştirme
Dokümanlar taranarak dijitalleştirilir

OCR ile Tarama
Metinler OCR teknolojisi ile aranabilir hale getirilir

Metadata Oluşturma
Dokümanlara metadata alanlarına işlenir

DYS’ye Kayıt
Dijital dosyalar Docsimum DYS’ye kayıt edilir

Erişim Yetkilendirme
Kullanıcı rolleri oluşturulur ve yetkilendirme yapılır

Yedekleme
Doküman güvenliği için yedekleme politikaları oluştulur

Eğitim ve Destek
Kullanıcı eğitimleri ve destek sağlanır

Dijital Arşivleme Hakkında Sık Sorulan Sorular

Faturalar, sözleşmeler, personel dosyaları, dava evrakları, teknik çizimler, fotoğraflar, video kayıtları ve film negatifleri gibi birçok belge türü dijital ortama aktarılabilir. Her kurumun faaliyet alanına bağlı olarak dijitalleştirilecek belge çeşitleri farklılık gösterebilir. Bu nedenle dijital arşivleme süreci, ihtiyaçlara özel olarak planlanır ve kuruma özgü doküman yapısına göre şekillendirilir.

Morfosoft Yazılım, sunduğu tüm dijitalleştirme hizmetlerini KVKK başta olmak üzere yürürlükteki tüm yasal düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirmektedir. Hizmet sürecinde; yetkilendirme mekanizmaları, log kayıtları, erişim denetimi ve veri güvenliği gibi önlemler titizlikle uygulanır.

Dijital arşivleme süreci tamamlandıktan sonra, dijital ve fiziksel belgeler müşteriye teslim edilir. Müşteri onayı alındıktan sonra, tüm veriler sistemlerimizden geri döndürülemeyecek şekilde kalıcı olarak silinir. Bu yaklaşım, hem veri gizliliğini hem de kurumsal sorumluluğu ön planda tutan hizmet anlayışımızın bir parçasıdır.

Dijital arşivleme sayesinde kurumlar, fiziksel arşiv alanı ihtiyacını büyük ölçüde azaltabilir. Belgeler elektronik ortama aktarıldığında hem erişim kolaylaşır hem de saklama maliyetleri düşer.

Ancak, bazı dokümanların fiziki kopyalarının belirli sürelerle saklanması yasal mevzuatlar gereği zorunlu olabilir. Bu gibi durumlarda, dijital arşivleme fiziksel saklama süreçlerini destekleyici ve kolaylaştırıcı bir rol üstlenir.

Morfosoft Yazılım, dijitalleştirme projelerinde ilgili yasal saklama sürelerini dikkate alarak süreci planlar ve müşterilerini bilgilendirir.

Dijital arşivleme çözümlerimiz, küçük işletmelerden büyük ölçekli holdinglere kadar her kurumun ihtiyacına göre uyarlanabilir. Modüler ve ölçeklenebilir altyapımız, farklı sektör ve büyüklükteki kurumlara özel çözümler sunmamıza olanak tanır.

İster birkaç klasörlük veriyle başlayan bir KOBİ olun, ister milyonlarca belgeyi yöneten bir kurum — Morfosoft Yazılım, size doğru kapasite, maliyet ve verimlilik dengesiyle dijital dönüşüm sunar.

Yasal saklama zorunluluğu bulunmayan tüm evraklar dijitalleştirilip fiziksel halleri güvenle imha edilebilir. Morfosoft Yazılım olarak yürüttüğümüz projelerde firmalar, ortalama %90 oranında fiziksel depolama alanı tasarrufu sağlamıştır.

Bu dönüşüm sayesinde:

  • Maliyetler düşer

  • Ekstra kullanım alanı yaratılır

  • Daha düzenli ve ferah bir çalışma ortamı elde edilir

Dijital arşivleme, sadece belge yönetimini değil, fiziksel çalışma alanlarınızı da optimize eder.

Dijitalleştirilen dokümanlar, firmaların tercihlerine göre on-premise (firma içi sunucularda) veya bulut tabanlı sistemlerde güvenli şekilde saklanabilir.

  • On-Premise: Veriler kurumun kendi sunucularında tutulur, dış erişim tamamen kontrol altındadır.

  • Bulut Tabanlı: Uzaktan erişim ihtiyacı olan yapılar için idealdir. Bu modelde güçlü güvenlik önlemleri ve sürekli sistem izleme (monitoring) uygulanarak veri güvenliği sağlanır.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, Morfosoft Yazılım olarak veri bütünlüğünü ve erişim güvenliğini her zaman ön planda tutarız.

Her dokümanın tipi ve yapısına özel geliştirilen, arşiv materyaline zarar vermeyen profesyonel tarayıcılar ile dijitalleştirme işlemi gerçekleştirilir. Bu sayede belgeler, hem yüksek çözünürlükte dijital ortama aktarılır hem de fiziksel bütünlükleri korunarak arşiv güvenliği sağlanır.

OCR, yani Optik Karakter Tanıma teknolojisi; basılı veya el yazısı belgelerdeki metinleri tarayarak dijital ortama aktaran ve bu metinleri düzenlenebilir ve aranabilir hale getiren bir yazılım teknolojisidir.

Dijitalleştirilmiş belgeler üzerinde kelime, tarih, numara gibi içeriklerde arama yapılmasına, metinlerin kopyalanmasına veya düzenlenmesine olanak tanır.

Özellikle dijital arşivleme projelerinde OCR sayesinde taranan belgeler sadece görsel değil, anlamlı ve erişilebilir veri haline gelir. Bu da hem zaman tasarrufu sağlar hem de belge yönetimini kolaylaştırır.

Daha önce doküman yönetim sistemi kullanmamış firmalar için kendi geliştirdiğimiz Docsimum Doküman Yönetim Yazılımı ideal bir başlangıç noktasıdır. Docsimum hakkında detaylı bilgiye buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Ancak hâlihazırda farklı bir yazılım kullanan firmalar için de çözüm sunuyoruz. Dijitalleştirme sürecinde oluşturulan tüm belgeler, kullandığınız mevcut yazılım altyapısına uyumlu formatta hazırlanarak sisteme entegre edilir. Böylece mevcut yapınızı değiştirmeden dijital dönüşümünüzü kolayca gerçekleştirebilirsiniz.